Muitos psicólogos, principalmente no início da carreira, ficam em dúvida se realmente é obrigatório emitir nota fiscal para seus atendimentos. A resposta é: depende da forma como você atua e do perfil do paciente ou contratante.
Índice
1. Atendendo pacientes pessoas físicas
Se o psicólogo atende pacientes particulares (PF), não há obrigação legal de emitir nota fiscal em todos os atendimentos.
No entanto:
- Se o paciente pedir a nota para comprovar a despesa no Imposto de Renda ou solicitar reembolso no convênio, o psicólogo deve fornecer o documento (recibo ou nota).
- Caso não emita, pode gerar perda de credibilidade ou até afastar pacientes que precisam do comprovante para seus processos pessoais.
Exemplo prático:
Imagine que seu paciente paga R$ 300,00 por sessão. Ele pede um recibo para reembolso junto ao convênio. Se você não puder fornecer, ele pode desistir do atendimento e procurar outro profissional.
2. Atendendo empresas, escolas ou convênios
Quando uma empresa contrata um psicólogo — seja para palestras, workshops, avaliações ou mesmo atendimento clínico dentro da instituição — a emissão de nota fiscal não é apenas recomendada, mas obrigatória. Isso acontece por dois motivos principais:
- Controle contábil da empresa contratante
Toda despesa precisa estar documentada para ser registrada na contabilidade. Sem a nota fiscal, o pagamento fica “sem comprovação legal”. Ou seja, a empresa não consegue lançar aquela despesa, o que gera problemas fiscais.- Se você não emite nota, a empresa simplesmente não consegue pagar ou pode recusar o serviço.
- Retenção de impostos na fonte
Dependendo do valor e do tipo de serviço, a própria empresa contratante é obrigada por lei a reter tributos antes de transferir o pagamento para o psicólogo.- Entre esses tributos estão o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) e, em alguns casos, contribuições como PIS, Cofins e CSLL.
- Isso significa que o valor que chega na conta do psicólogo pode ser bem menor do que o contratado.
📌 Exemplo prático:
Um psicólogo firma contrato de R$ 2.000,00 para dar uma palestra em uma empresa.
- Se ele atua como Pessoa Física, a empresa pode reter até 20% ou mais em tributos, depositando só R$ 1.600,00.
- Se ele atua como Pessoa Jurídica (CNPJ) no Simples Nacional, a retenção pode ser muito menor ou até inexistente, dependendo da situação.
🔎 É aqui que muitos profissionais percebem a importância de formalizar o consultório e abrir CNPJ: além de facilitar contratos com empresas, evita perdas financeiras significativas.
3. Emitir nota como PF (autônomo)
O psicólogo que atua como autônomo (Pessoa Física) pode usar:
· RPA (Recibo de Pagamento Autônomo)
O RPA é um documento que pode ser usado pelo psicólogo autônomo quando presta serviços sem CNPJ. Ele funciona como uma “substituição” da nota fiscal em alguns casos, mas traz implicações importantes:
Quem emite o RPA?
Não é o psicólogo quem emite, e sim a empresa ou pessoa jurídica contratante. Ela gera esse documento como forma de comprovar o pagamento ao profissional.
Retenção de impostos direto na fonte
Ao pagar pelo serviço, a empresa já desconta parte do valor que seria do psicólogo, pois é obrigada a recolher:
INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) – geralmente de 11% sobre o valor pago, limitado ao teto da Previdência.
IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) – calculado conforme a tabela progressiva do IRPF, que pode chegar a até 27,5%.
Impacto no bolso
Isso significa que o psicólogo não recebe o valor integral do contrato. Por exemplo:
Se o serviço foi de R$ 2.000,00, após retenções pode receber algo em torno de R$ 1.500,00 líquidos.
👉 Portanto, o RPA garante regularidade, mas diminui a rentabilidade do psicólogo que trabalha como autônomo.
· Carnê-Leão
O Carnê-Leão é um sistema da Receita Federal usado pelos profissionais autônomos que recebem de pessoas físicas (pacientes, no caso do psicólogo). Ele serve para lançar a receita mensalmente e pagar o imposto devido.
Obrigatoriedade
Sempre que o psicólogo recebe valores diretamente de pacientes (sem nota fiscal e sem RPA), ele deve registrar esses recebimentos no Carnê-Leão.
Como funciona
-
- Todo mês, o psicólogo declara os valores recebidos de cada paciente no sistema do Carnê-Leão.
- O sistema calcula automaticamente o imposto com base na tabela progressiva do IR.
- O profissional gera e paga um DARF (Documento de Arrecadação da Receita Federal) até o último dia útil do mês seguinte.
Exemplo prático
Se o psicólogo recebeu R$ 6.000,00 no mês de pacientes pessoas físicas, o sistema pode calcular um IR de aproximadamente R$ 600,00 a pagar.
Atenção
Esses valores lançados no Carnê-Leão depois serão importados para a declaração anual do Imposto de Renda, compondo o total da renda do psicólogo.
🔗 Para aprofundar nesse ponto, recomendo a leitura: É melhor ser Psicólogo PF ou PJ? Descubra qual opção compensa mais.
4. Emitir nota como PJ (CNPJ)
Ao abrir uma empresa, o psicólogo passa a ter acesso à Nota Fiscal Eletrônica (NFS-e), emitida pelo município.
Vantagens:
- Maior credibilidade no mercado.
- Possibilidade de firmar contratos com empresas e convênios.
- Carga tributária mais leve, principalmente no Simples Nacional.
Exemplo prático:
Dois psicólogos atendem 20 pacientes por semana e faturam cerca de R$ 10.000,00/mês. O primeiro atua como PF e paga quase 27,5% em IR. O segundo atua como PJ e paga cerca de 6% no Simples Nacional. A diferença no bolso é significativa.
5. Psicólogo pode ser MEI?
Essa é uma dúvida recorrente. A resposta é não: a atividade de psicologia não se enquadra como MEI.
Isso significa que o psicólogo deve abrir CNPJ em outro regime jurídico, como Empresário Individual ou Sociedade Unipessoal.
📌 Veja também: Psicólogo pode ser MEI? Como funciona?.
6. Quanto custa abrir um consultório estruturado?
A emissão de notas fiscais faz parte da profissionalização do consultório. E abrir uma empresa tem custos que devem ser planejados desde o início.
Para saber mais sobre investimento inicial, leia: Quanto custa abrir um Consultório de Psicologia?.
Conclusão
Emitir nota fiscal é uma prática que depende do tipo de cliente, mas que sempre traz benefícios ao psicólogo que deseja se destacar no mercado. Mais do que uma obrigação, ela é um diferencial de profissionalismo e credibilidade.
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